各部门、学院：

为进一步提高我校公共空间资源的使用效率，盘活各类闲置空间，促进校园资源共享，方便师生进行各类教学、科研、会议及文化活动的空间预约。由学校信息技术中心、后勤发展处和滨海校区管委会等3部门联合，积极推广使用校级空间预约系统，鼓励并支持各部门、各学院积极建设并开放其管理的空间，供师生按需预约使用，最大限度发挥空间资源效益。

一、系统核心功能

校级空间预约系统主要用于实现对校园内各类可预约空间资源的统一信息化管理与调度。其核心功能包括：

统一管理平台：将学校各类会议室、研讨室、实验室等公共空间及部门管理空间纳入统一平台进行集中展示与管理。

面向全校开放：系统服务覆盖全校所有学院、职能部门及全体师生员工，根据不同用户身份和权限提供相应的预约服务。

空间自主管理：各空间所属管理单位（学院、部门）可在系统后台自主管理本单位名下的空间信息，包括空间基础信息维护、开放规则设置、预约审批流程配置等，实现“谁主管、谁负责、谁审批”的管理模式。

二、系统亮点功能

可视化空间查询：用户可通过楼宇、空间类型、可容纳人数、设备配置等多种条件筛选查询，直观查看空间图片、位置、实时可用状态及预约情况。

便捷预约流程：支持PC端（综合门户）及移动端（医大钉）多终端访问，用户可随时随地发起预约申请、查看审批进度、取消或修改预约。

灵活的预约策略：空间管理员可根据空间特性设置不同的预约时段、时长限制、提前预约天数、是否需要审批以及预约须知等。

消息提醒：预约成功、审批通知、临近使用等关键节点均有自动化消息通知到钉钉，确保信息及时送达。

数据统计分析：系统后台可生成空间使用率、预约频次等多维度统计报表，为空间资源优化配置和管理决策提供数据支持。

三、操作指南

各单位（学院/部门）是其所辖空间资源的建设和管理主体。空间管理员登录系统后，可在后台根据指引便捷地新增、编辑和管理本单位的空间信息。

为帮助各单位更好地完成空间建设与配置，我们制作了详细的操作手册。请扫描下方二维码获取《空间预约系统空间管理员操作手册》。

注：鼓励各单位积极梳理名下可供开放的空间资源，尽快完成信息录入与配置，为本单位或全校师生提供更多可预约选择。

四、部门空间管理

为确保各单位空间能够及时、准确地纳入系统并得到有效管理和维护，现请各学院、各部门（含科研机构、直附属单位等）务必高度重视，指定1名责任心强、熟悉本单位空间情况的教职工担任空间管理员。空间管理员将负责本单位空间信息的录入、审核、日常管理及使用协调等工作。

请各单位空间管理员于2025年7月4日（星期五）15:00前扫码加入“校级空间预约系统管理员”钉钉内部群。

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五、联系方式

在系统使用和空间管理过程中，如遇须技术支持，请联系信息技术中心朱老师，电话：86680500。

信息技术中心

后勤发展处

滨海校区管委会

2025年7月1日